Effizientes Arbeiten durch digitale Prozessunterstützung

Die Rechnungseingangsprüfung kann durchaus zu einem langwierigen Prozess werden, wenn alle Positionen manuell mit der Bestellung abgeglichen werden und zudem mehrere Personen im Freigabeprozess involviert sind. Dabei vergeht Zeit und wertvolle Skontoerträge können verloren gehen. Entlasten Sie sich von manuellen Arbeiten, die fehleranfällig und aufwändig sind! Mit einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung verringern Sie die Durchlaufzeiten indem alle benötigten Daten vollautomatisch erfasst und zur weiteren Verarbeitung an das ERP-System übergeben werden.

Welche Vorteile ergeben sich für Sie?

Verringerung der Durchlaufzeiten
Dokumentenmanagement: zentrale, strukturierte Ablage
  • Papierloser, schneller Rechnungslauf
  • Automatische Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters
  • Schnelligkeit durch workflowgesteuerte Zustellung der Aufgaben
Entlastung von manuellen Arbeiten
Dokumentenmanagement: zentrale, strukturierte Ablage
  • Automatische Rechnungseingangserfassung und -prüfung
  • Automatische Kontenfindung und Wareneingangszurordnung
  • Automatische Dublettenprüfung
Mehr Sicherheit und Qualität
Dokumentenmanagement: zentrale, strukturierte Ablage
  • Monitoring, der im Rechnungslauf befindlichen Rechnungen
  • Geringere Fehlerquote
  • Protokollierung jedes Bearbeitungsschritts ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit
Transparenz im Rechnungslauf
Dokumentenmanagement: zentrale, strukturierte Ablage
  • Mitarbeiter sind jederzeit auskunftsfähig über aktuellen Bearbeitungsstand
  • Zentrale Datenhaltung ohne redundante Kopien
  • Eskalationsüberwachung
Einfache Implementierung
Dokumentenmanagement: zentrale, strukturierte Ablage
  • Frei konfigurierbare, mehrstufige Freigabeverfahren
  • Schnitstellen für gute Integrier­barkeit in alle ERP-/Fibu-Systeme
  • Intuitive Bedienung und individuelle Konfiguration
  • Kurze Implementierungsphase
Unternehmensweite Prozessoptimierung
Dokumentenmanagement: zentrale, strukturierte Ablage
  • Einhaltung von Compliance-Richtlinien
  • Sicheres Zusammenarbeiten über Standorte hinweg
  • Digitale Aufbewahrung der Dokumente in einem revisionssicheren Archiv

Digitaler Prozess vom Anfang bis zum Ende

Alle Eingangsrechnungen und Dokumente werden durch ein digitales Rechnungseingangsmanagement über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg begleitet. Sie haben jederzeit Transparenz über die Prozesschritte – vom Einscannen über das automatische Auslesen und die sachliche Rechnungsprüfung bis hin zur Freigabe und zur Verbuchung. Mittels Rechnungsleser und individuell eingerichteten Rechnungsworkflows schaffen Sie einen voll automatisierten Ablauf. Routineaufgaben lassen sich schneller abwickeln und Mitarbeiter sind jederzeit auskunftsfähig, da jeder Bearbeitungsschritt protokolliert ist.

Rechnungen digital erfassen

Mittels eines Rechnungslesers werden Rechnungsinformationen mit einem Klick automatisch ausgelesen. Der Rechnungsleser ermöglicht die digitale Erkennung und Prüfung von Rechnungen und kann in Verbindung mit Ihrem ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder Warenwirtschafts-System vollständig ins Bestellwesen und in die Finanzbuchhaltung integriert werden.

Funktionsumfang:

  • Eingehende Rechnungen werden eingescannt
  • Kopf- und Positionsdaten werden automatisch erkannt
  • Es erfolgt ein Abgleich mit den Bestell- und Bewegungsdaten
  • Das Dokument sowie die erkannten Daten (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Beträge, ...) werden bereitgestellt

Vorteile

  • Fehlerfreies Erfassen von Rechnungsinformationen
  • Vereinfachung der Abläufe in der Rechnungsverarbeitung
  • Prozessbeschleunigung durch Automatismen
  • Formal nicht korrekte Rechnungen werden erkannt
  • Vermeidung von doppelt erfassten Belegen

Rechnungen digital verarbeiten

Zur automatisierten Verarbeitung der digital erfassten Rechnungen werden Workflows eingerichtet. Rechnungseingangsworkflows automatisieren dabei die sachliche Prüfung, Freigabe sowie Abschlusskontierung von Eingangsrechnungen.

Funktionsumfang:

  • Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten zur Anpassung an Prüf- und Freigabeprozesse
  • Integration der Bearbeitungsschritte Vorkontieren, sachliches Prüfen, Freigeben, Abschlusskontieren
  • Übertragung und Vorerfassung im ERP-System
  • Definition von Zuständigkeiten/Rollen im Prozess
  • Nicht-ERP-Anwender sind durch ein Web-Interface in die Rechnungsworkflows eigebunden
  • Bei Abwesenheit eines Verantwortlichen erfolgt automatische Weiterleitung an die definierte Vertretung
  • Mobile Lösungen zur bequemen Rechnungsfreigabe von unterwegs aus

Vorteile:

  • Schnelle Abwicklung von Routineaufgaben
  • Es bleibt nichts liegen
  • Transparenz im Prozess
  • Sicherung wertvoller Skontoerträge
  • Ermöglicht zeitnahen Monatsabschluss

 

Sprechen Sie mit uns – wir begleiten Sie bei jedem einzelnen Schritt!
  • Matthias Süß
Matthias Süß
+49 (0)3764 4000-208

Weitere Anwendungsfälle