10.11.2015

Was ist bei der Einführung eines CAFM-Systems bei Kommunen zu beachten?

Michael Härtig, Bereichsleiter CAFM bei der N+P Informationssysteme GmbH, hat sich den Interviewfragen von Thomas Semmler gestellt. Unter der Überschrift "Kommunen sind nicht das Bankhaus XY" diskutieren vier Anbieter, was bei der Einführung eines CAFM-Systems bei Kommunen zu beachten ist.

Lesen Sie das komplette Interview unter www.cafm-news.de (erschienen am 06.11.2015). Michael Härtig antwortete wie folgt:

Worauf müssen Kommunen achten, wenn sie ein CAFM-System anschaffen wollen?
Michael Härtig: "Kommunen müssen bei der Anschaffung eines CAFM-Systems auf dieselben Dinge achten wie andere. Das heißt, sie müssen zunächst ihre Bedürfnisse analysieren und ihre Ziele definieren. Darauf aufbauend können die konkreten Anforderungen an das zukünftige CAFM-System abgeleitet werden. Bereits zu Beginn der Überlegungen sollte darauf geachtet werden, dass die notwendigen immateriellen und materiellen Ressourcen für das CAFM-Projekt zur Verfügung stehen. Bei all ihren Überlegungen sollten die Kommunen nicht nur den Preis als Entscheidungskriterium heranziehen. Sie sollten beispielsweise auch im Blick behalten, ob bereits Erfahrungen aus ähnlichen Projekten vorliegen oder ob individuelle Anpassungen der Software möglich sind."

Bieten deutsche Hersteller einen Mehrwert gegenüber Anbietern aus dem Ausland? Und falls ja, welchen?
Michael Härtig: "Um die Betreuung des CAFM-Projektes vor Ort, also beim Kunden, gewährleisten zu können, sollte es in Deutschland auf jeden Fall Niederlassungen geben. Insbesondere bei der Projekteinführung ist ein „greifbarer“ Ansprechpartner unverzichtbar. Wenn das sichergestellt werden kann, kann das CAFM-System prinzipiell auch im Ausland entwickelt werden. Es muss dann nur Sorge dafür getragen werden, dass auch in den Niederlassungen eine entsprechende Kompetenz aufgebaut wird. Deutsche Hersteller bieten einen Mehrwert, indem sie Kenntnis über die deutsche Rechtsprechung und über relevante Normen haben. Außerdem können sie den Support in Deutsch anbieten."

Muss ein CAFM-Hersteller auf kommunale Anwendungsszenarien spezialisiert sein, um ein passendes System anbieten zu können?
Michael Härtig: "Nein, aber es ist natürlich hilfreich, wenn die Berater bereits Erfahrungen mit kommunalen Projekten haben und alle Projektbeteiligten dadurch eine gemeinsame Sprache sprechen. Die FM-Prozesse ähneln sich innerhalb der Kommunen und lassen sich somit oft in einer ähnlichen Art und Weise im CAFM-System abbilden. Die Kommunen profitieren außerdem davon, dass der CAFM-Hersteller bereits die kommunale IT-Landschaft kennt und damit routiniert Konzepte für die Systemintegrationen erstellen kann. Weiterhin haben die Interessenten während des Auswahlverfahrens die Möglichkeit, Referenzbesuche in anderen Kommunen durchzuführen und sich von deren Erfahrungen im Umgang mit dem CAFM-System berichten zu lassen."

Verwaltungen bilanzieren im doppischen System – wie komplex ist das eigentlich umzusetzen oder ähnelt es doch stark einer klassischen Buchführung?
Michael Härtig: "Die doppische und klassische Buchführung ähneln sich stark. Allerdings ist die Buchführung kein Kernthema innerhalb des CAFM. Die Anbindung an das doppische System ist aber ein Muss im Projekt."

Sind qualitative Einbußen für Anwender beispielsweise beim Support zu befürchten, wenn ein CAFM-Anbieter verschiedene Branchen parallel bedient?
Michael Härtig: "Nein, wenn das Support- und das Consultingteam das CAFM-System in der Tiefe kennt, sind keinerlei Einbußen zu befürchten. Wichtig ist allerdings, dass beispielsweise der Support nicht über ein externes Callcenter abgedeckt wird und das der Kundenzahl entsprechend eine Anzahl an Supportmitarbeitern gegenüber steht."

Wie wesentlich ist im kommunalen CAFM das Thema Lebenszyklus-Management und beeinflusst es unter Umständen die CAFM-Performance negativ?
Michael Härtig: "Bei diesem Thema unterscheiden sich Kommunen nicht von anderen CAFM-Anwendern. Je tiefer die Betrachtung des Immobilienlebenszyklus erfolgt, desto mächtiger und oftmals schwerfälliger werden die Prozesse. Um die Prozesse dennoch beherrschen zu können, bedarf es umfangreiche Beratung bei der Projekteinführung sowie qualifizierte und geschulte Anwender. Ist das gewährleistet, können Kommunen vom Lebenszyklus-Management profitieren."

Welche Systeme sind bei kommunale Anwender verbreiteter – Festinstallationen oder Cloud-Lösungen?
Michael Härtig: "Im kommunalen Umfeld sind Installationen im eigenen Haus am meisten verbreitet. Gründe hierfür sind u. a. der Wunsch nach der Datenhoheit im eigenen Haus, die individuellen Anpassungen und die oftmals tiefen Integrationen in die vorhandene IT-Landschaft."

Und welche Systeme sind besser für kommunale Anwender geeignet?
Michael Härtig: "Das hängt von der Größe der Kommune bzw. den Anwendungsszenarien ab. „Einfache“ Standardabläufe würden sich als Cloud-Lösung anbieten. Die Wünsche sind jedoch oft so komplex und vielschichtig, dass eine Festinstallation die bessere Wahl ist."

Welchen Tipp würden Sie einem kommunalen Kunden, der mit CAFM liebäugelt, mit auf den Weg geben?
Michael Härtig: "Bilden Sie zu Beginn eine kleine, schlagkräftige (sowie entscheidungsbefugte) Arbeitsgruppe und klären Sie die Zuständigkeiten. Entscheiden Sie gemeinsam, ob Sie Unterstützung durch einen Berater benötigen oder ob Sie im Alleingang die Ausschreibung angehen möchten. Achten Sie darauf, dass die Aufgabenstellungen überschaubar bleiben und versuchen Sie nicht, die allumfassende Kommunal-Lösung auszuschreiben. Schreiben Sie das aus, was sie wirklich benötigen und gehen Sie Prozesse Schritt für Schritt an."

Quelle: www.cafm-news.de